MANUAL DE POLÍTICAS PARA EL TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE FINANCIALIV S.A.S.

CONSIDERACIONES

FINANCIALIV S.A.S., identificada con NIT 901869900-2, con domicilio en la ciudad de Pereira, en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas complementarias, adopta el presente manual para garantizar los derechos de los titulares de los datos personales y cumplir con sus obligaciones legales como responsable del tratamiento.

CAPÍTULO I – DISPOSICIONES PRELIMINARES Y DEFINICIONES

ARTÍCULO 1. Marco Legal.

Este manual se fundamenta en la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que regulen la materia.

ARTÍCULO 2. Ámbito de Aplicación.

Aplica a todos los datos personales que sean tratados por FINANCIALIV S.A.S. en el desarrollo de su objeto social.

ARTÍCULO 3. Definiciones.

Se acogen las definiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 para términos como dato personal, dato sensible, autorización, tratamiento, titular, aviso de privacidad, responsable y encargado del tratamiento:

1. AUTORIZACIÓN. Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

1. BASES DE DATOS. Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

1. DATO PERSONAL. Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

1. DATO PRIVADO. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

1. DATO SENSIBLE. Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

1. DATO PÚBLICO. Es el dato calificado como tal, según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.

1. TITULAR. Persona natural que ostenta el derecho sobre los datos personales que sean objeto del tratamiento.

1. TRATAMIENTO. Es el conjunto de operaciones u operación, aplicación de procedimientos sobre los datos personales, tales como recolección, almacenamiento, circulación, uso o supresión o eliminación.

1. AVISO DE PRIVACIDAD: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable y/o encargado del dato, que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

1. RESPONSABLE Y/O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento

ARTÍCULO 4. Objeto.

Garantizar el cumplimiento del derecho constitucional al habeas data y adoptar políticas y procedimientos internos para el adecuado tratamiento de los datos personales que obtiene FINANCIALIV S.A.S. derivado de su gestión.

ARTÍCULO 5. Principios.

FINANCIALIV S.A.S respeta, acoge y aplica, todos los principios establecidos en el artículo 4° de la Ley 1581 de 2012, los cuales constituyen los cimientos sobre los cuales se aplicará y dará uso del tratamiento de los datos personales, dentro de los cuales están, principio de legalidad, de libertad, finalidad, veracidad o calidad, transparencia, de acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.  .

CAPÍTULO II – TRATAMIENTO DE LOS DATOS

ARTÍCULO 6. Tratamiento de Datos Sensibles.

FINANCIALIV solo tratará datos sensibles con autorización expresa del titular y en los casos permitidos por la ley.

ARTÍCULO 7. Autorización del Titular.

El tratamiento de datos requiere autorización previa, expresa e informada, salvo excepciones legales.

ARTÍCULO 8. Excepciones.

Excepciones a la autorización. No se requerirá autorización del titular cuando se trate:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus  funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

ARTÍCULO 9. Aviso de Privacidad.

adoptará las medidas necesarias para mantener registros de cuándo y cómo obtuvieron autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de estos, para tal efecto, se usará un “Aviso de Privacidad”, siendo este, el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición, informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

ARTÍCULO 10. Protección de Niños, Niñas y Adolescentes.

El tratamiento de datos de menores respetará sus derechos prevalentes y se limitará a datos públicos o cuando sea legalmente permitido.

CAPÍTULO III – DERECHOS Y DEBERES

ARTÍCULO 11. Derechos del Titular.

Incluyen: conocer, actualizar, rectificar, suprimir, revocar autorización y presentar quejas ante la SIC.

ARTÍCULO 12. Deberes de FINANCIALIV S.A.S.

FINANCIALIV S.A.S. deberá garantizar los derechos de los titulares, conservar los datos con seguridad, rectificarlos cuando sea necesario, e informar sobre el uso y finalidad.

CAPÍTULO IV – ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIONES

ARTÍCULO 13. Derecho de Acceso.

Los titulares podrán acceder a su información personal y conocer el tratamiento que se le da. 

ARTÍCULO 14. Consultas.

Serán atendidas en un plazo máximo de 15 días hábiles, prorrogables con justificación.

ARTÍCULO 15. Reclamos.

El titular podrá presentar reclamos por corrección, actualización o supresión, conforme al procedimiento previsto en la ley.

ARTÍCULO 16. Rectificación y Supresión.

Procederán cuando los datos sean incorrectos, incompletos o estén siendo tratados en contravención a la ley.

ARTÍCULO 17. Revocatoria de la Autorización.

El titular podrá revocar su autorización, salvo que exista un deber legal o contractual.

CAPÍTULO V – SEGURIDAD Y TRANSFERENCIA DE LA INFORMACIÓN

ARTÍCULO 18. Medidas de Seguridad.

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012 FINANCIALIV S.A.S. implementará medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos personales contra pérdida, acceso no autorizado o uso indebido.

ARTÍCULO 19. Transferencia y Transmisión de Datos.

Dependiendo de la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona natural o jurídica tenga con FINANCIALIV S.A.S. donde se suministre o transfiera información de titulares de datos personales, es de exclusiva responsabilidad el manejo de estos de la empresa que transfiere los datos, en todo caso, se respetaran las disposiciones normativas vigentes sobre el tratamiento de datos personales, por lo tanto, FINANCIALIV S.A.S., adoptará todas las medidas necesarias para que en estos casos se garantice el derecho de habeas data de los titulares de los datos y esta, únicamente será usada para los asuntos directamente relacionados con la actividad acordada con el tercero y FINANCIALIV S.A.S. y solamente mientras está relación dure u no podrá ser usada o destinada para un propósito diferente al acordado.

CAPÍTULO VI – DISPOSICIONES FINALES

ARTÍCULO 20. Vigencia.

El presente manual entra en vigencia a partir de su expedición y permanecerá vigente mientras subsistan las finalidades del tratamiento.

Dado en Pereira, a los 15 dias del mes de enero de 2025.

FINANCIALIV S.A.S.